Odpravljanje težav z oblikovanjem v Wordovih dokumentih: popoln, učinkovit in naraven vodnik

Ste se kdaj počutili resnično razočarani, ko ste odprli Wordov dokument in našli čudne prelome vrstic, zmešane tabele, spremenjene pisave, sporočila o napakah ali preprosto datoteke, ki se nočejo odpreti? Ne skrbi, nisi edini. To je težava z oblikovanjem v Wordu, težave, ki so pogoste, tako v delovnem kot v osebnem okolju. Včasih je majhna sprememba različice, nepričakovan izklop računalnika ali drugačna funkcionalna predloga dovolj, da dokument preneha delovati po pričakovanjih.

V tem članku bomo na najbolj popoln in jasen možen način obravnavali vse pogoste vzroke težav z oblikovanjem v dokumentih Word in, kar je najpomembneje, rešitve in korake, ki jih lahko uporabite za njihovo odpravo. obnovite datoteko in lep videz vaših dokumentov. Od preprostih metod, vgrajenih v sam Word, do uporabe določenih programov in malo znanih trikov – tukaj je najboljši vodnik, ki vam bo pomagal preprečiti obup, ko se vaša datoteka pokvari. Pa se lotimo dela!

Najpogostejši vzroki za težave z oblikovanjem in odpiranjem v Wordovih dokumentih

Preden se lotimo rešitev, je ključnega pomena razumeti, zakaj te težave nastanejo. Najpogostejši vzroki za napake pri oblikovanju, sporočila o nezdružljivosti ali dokumente, ki jih ni mogoče urejati, so običajno posledica enega od naslednjih dejavnikov:

• Datoteke, poškodovane zaradi nepričakovanih zaustavitev, izpadov električne energije ali prisilnih zaustavitev.
• Napake pri shranjevanju ali prenosu datoteke (na primer z nepravilno odstranjenega USB-ključa ali prek nestabilnega oblaka).
• Okužbe z zlonamerno programsko opremo ali virusi, ki vplivajo na samo Wordovo datoteko ali namestitev Worda.
• Težave z združljivostjo med različicami Worda, zlasti če mešate datoteke .doc in .docx ali oblike zapisa, izvožene iz drugih programov.
• Pisave, predloge ali slogi, ki niso nameščeni v računalniku, kjer odprete dokument.
• Napaka v končnici datoteke (npr. napačno preimenovanje) ali regionalnih nastavitvah.
• Zlonamerni ali blokirani makri, zlasti v datotekah, prenesenih z interneta.

Poznavanje teh ključnih točk bo olajšalo prepoznavanje vira specifične težave, ki vas prizadene, in izbiro najprimernejše rešitve.

Ugotovite, ali je vaša datoteka poškodovana ali pa je težava v Wordu

Preden se dotaknete dokumenta, je dobro preveriti, ali je napaka v sami datoteki ali v namestitvi programa Word. Ti koraki vam bodo pomagali razlikovati:

• Poskusite odpreti druge Wordove dokumente v tem računalniku. Če se ostale odprejo normalno, je verjetno poškodovana samo ta določena datoteka.
• Odprite isto datoteko v drugem računalniku ali uporabite spletno različico programa Word. Če tudi tam ne deluje, je datoteka poškodovana. Če se odpre brez težav, je težava morda v namestitvi programa Word ali celo v gonilnikih tiskalnika.

Rešitve, ko se dokument ne odpre ali prikazuje resne napake

Če vam Word ne dovoli odpreti dokumenta, se prikaže sporočilo, kot je »Ni mogoče odpreti zaradi težav z oblikovanjem«, ali pa se pojavijo simboli, prelomi in zmešane strani, je čas, da začnete. Vedno začnite s preprostimi metodami in kompleksnost stopnjujte le, če zgornje ne deluje:

Odpri dokument v načinu osnutka brez posodabljanja povezav

1. Zaženite Word in izberite zavihek Pogled, nato pa izberite pogled Osnutek. da se izognete nalaganju naprednih elementov oblikovanja.
2. V Možnosti > Napredne možnosti > Prikaži vsebino dokumenta, označite »Uporabi pisavo osnutka v pogledih osnutka in orisa« in »Prikaži nadomestne oznake slik«.
3. V razdelku Splošno onemogočite možnost »Samodejno posodabljanje povezav ob odpiranju«..
4. Odprite datoteko s temi nastavitvami in preverite, ali je prikazana osnovna vsebina..

Vstavite poškodovano datoteko kot besedilo v nov dokument

1. Ustvarite nov prazen dokument.
2. Pojdite na zavihek Vstavi > Predmet > Vstavi besedilo iz datoteke.
3. Izberite poškodovano datoteko, da bo Word lahko poskusil izpisati morebitno besedilo, ki ga je mogoče obnoviti.

Ustvarite povezavo do pokvarjenega dokumenta in jo nato prekinite

1. Ustvarite nov dokument in vanj vnesite nekaj preprostega besedila (npr. »test«). Shrani.
2. Kopiraj besedilo in ustvari Posebno lepljenje > Prilepi povezavo > Besedilo v formatu RTF v drugem novem dokumentu.
3. Spremenite povezavo, da bo kazala na poškodovano datoteko (kontekstni meni > Povezani dokument > Povezave > Spremeni vir).
4. Prekinite povezavo, da bi Word poskušal kopirati vse informacije, ki jih lahko, in odstraniti sklic.

Uporabite pretvornik »Obnovi besedilo iz katere koli datoteke«

1. V razdelku Odpri datoteko v Wordu izberite vrsto datoteke »Obnovi besedilo iz katere koli datoteke (*.*)«.
2. Ta možnost običajno obnovi vsaj glavni del besedila, čeprav boste morali na začetku ali koncu odstraniti nekaj odvečnih znakov.

Kopiraj vso vsebino razen zadnjega odstavka v prazen dokument

1. Ustvari nov dokument.
2. Odprite poškodovano datoteko in izberite vso vsebino razen zadnje oznake odstavka (Ctrl+End, nato Ctrl+Shift+Home).
3. Kopirajte in prilepite v nov dokument, da izključite morebitne težave, povezane s poškodovanimi končnimi odseki.

Spremeni predlogo, povezano z dokumentom

Poškodovana predloga, kot tista dobro znana Normal.dotm, lahko povzroči vizualne težave ali prepreči odpiranje datoteke. Če želite preveriti:

1. Ko je dokument odprt, pojdite na Datoteka > Možnosti > Dodatki > Upravljanje predlog > Pojdi in poglejte, katera predloga je dodeljena.
2. Če je to Normal.dotm, jo ​​zaprite in preimenujte v običajno pot: %userprofile%\appdata\roaming\microsoft\templates
3. Word bo samodejno ustvaril novega, običajno popravi napake v oblikovanju.

Zaženite Word v varnem načinu (/a)

Teči winword.exe /a Iz menija Zaženi (Win+R) zažene Word brez nalaganja dodatkov ali prilagoditev. Če datoteko lahko odprete na ta način, je težava v nastavitvah ali v predlogah/samodejnem nalaganju.

Začasno spremenite gonilnik tiskalnika

Včasih lahko poškodovan ali nezdružljiv gonilnik tiskalnika spremeni videz dokumentov. Poskusite preklopiti na virtualni tiskalnik, kot je Microsoft XPS Document Writer, odprite datoteko in preverite oblikovanje.

Uporabite Wordovo funkcijo »Odpri in popravi«

Ta metoda je zelo dostopna, vendar jo le malo ljudi uporablja:

1. V meniju »Odpri« v Wordu izberite poškodovano datoteko.
2. Na puščici poleg možnosti »Odpri« izberite »Odpri in popravi«.
3. Word bo poskušal obnoviti datoteko in njeno vsebino.

Shranite datoteko v drugih oblikah in jo pretvorite nazaj

Klasična tehnika za odklepanje problematičnih datotek je:

• Odprite datoteko (če je mogoče) in jo shranite kot RTF, HTML ali TXT.
• Zaprite in ponovno odprite to datoteko v novi obliki.
• Shrani znova kot .docx.

Ta postopek očisti notranjo strukturo dokumenta in odstrani nezdružljive ali poškodovane dele. Upoštevajte, da bo oblikovanje kot besedilo odstranilo vse vizualno oblikovanje.

Kopirajte samo nepoškodovane dele dokumenta

Če nič od naštetega ne deluje, odprite poškodovano datoteko in poskusite ugotoviti, kateri deli so še vedno videti dobro. Kopirajte in prilepite te razdelke v nov dokument, da ga ročno obnovite.

Preklapljajte med pogledi programa Word (načrt, osnutek, splet), da poiščete skrito ali okrnjeno vsebino in odstranite le sporne elemente.

Uredite datoteko z beležnico, da obnovite bistveno vsebino

Kot zadnjo možnost lahko datoteko odprete z Beležnico. Datoteka bo obdana z neberljivo kodo, včasih pa lahko rešite velike bloke besedila. Preden ponovno odprete binarno kodo z Wordom in jo formatirate, jo odstranite in shranite z drugim imenom.

Rešitve za specifične težave z oblikovanjem: prelomi, tabele, polja in datumi

Poleg splošne poškodbe datotek lahko Word prinese vizualne ali postavitvene težave zelo specifično. Tukaj so najpogostejše situacije in njihove rešitve:

Besedilo preliva ali je zunaj tabel

1. Odprite predlogo ali dokument in označite problematično celico.
2. V kontekstnem meniju ali na zavihku lastnosti poiščite »Lastnosti tabele« in nastavite poravnavo na »Na sredino«.
3. Za popoln nadzor nad oblikovanjem ustvarite nov slog v upravitelju slogov: določite pisavo, velikost, barvo in nastavite, ali slog podeduje obstoječega.
4. Shranite predlogo in jo posodobite v svojem sistemu ali kateri koli platformi, ki jo uporabljate.

Tabele, ki so podvojene med stranmi

1. Z desno miškino tipko kliknite na zadevno tabelo in pojdite na »Lastnosti tabele«.
2. Na zavihku »Vrstica« počistite kljukico pri možnostih »Dovoli razdelitev vrstic po straneh« in »Ponovi kot vrstico glave na vsaki strani«.
3. Uporabite spremembe in shranite predlogo ali dokument.

Prelomi vrstic se ne prikazujejo pravilno (v besedilnih poljih)

Ko samodejno ustvarjate dokumente iz predlog (na primer v sistemih, kot je Athento ali podobnih platformah), se prelomi vrstic morda ne bodo pravilno odražali. Če uporabljate predlogni mehanizem, ki podpira filtre, podobne Djangu, uporabite filtre, kot je ta:

• prelomi vrsticbr: spremeni prelome vrstic v
  .
• prelomi vrstic: pretvori dvojne prelome v odstavke ( ).

Nepravilno oblikovana polja za datum

Če želite prilagoditi obliko datuma v samodejno ustvarjenih predlogah, uporabite ustrezno funkcijo format, na primer v Pythonu:

{{ fil.creation_date.strftime('%B %d %Y') }}

Dokument bo prikazal mesec, dan in leto na podlagi izbrane predloge.

Napake pri oblikovanju in razširitvah: kako jih odpraviti

Word pogosto prikaže sporočila, kot sta »Oblika datoteke se ne ujema s pripono« ali »To ni veljavna oblika«. To se običajno zgodi, ko napačno preimenujemo končnico, prenesemo slabo izvoženo datoteko ali pa je dokument utrpel kakšno digitalno škodo. Tukaj so najbolj uporabne rešitve:

Ročno spremenite končnico

1. Omogočite prikaz končnic datotek iz možnosti »Pogled« v Raziskovalcu.
2. Spremenite končnico .docx v .doc ali obratno, odvisno od izvora dokumenta.
3. Ko vas Windows pozove, potrdite in poskusite odpreti datoteko.

Odkleni zaščitene datoteke

1. Z desno miškino tipko kliknite datoteko in pojdite na »Lastnosti«.
2. Če se prikaže polje »Odkleni«, označite ga.
3. Uporabite spremembe in poskusite znova odpreti dokument v Wordu.

Popravite namestitev programa Microsoft Office

1. V nastavitvah sistema Windows pojdite na Aplikacije in poiščite Microsoft 365 ali »Office«.
2. Kliknite »Napredne možnosti« in izberite možnost »Popravi«.
3. Znova zaženite računalnik in ponovno preizkusite prizadeto datoteko.

Uporabite posebne programe za popravilo Wordovih datotek

Ko Wordove izvorne metode ne odpravijo težave, so na voljo orodja drugih ponudnikov (mnoga z brezplačnimi in plačljivimi različicami), ki lahko pomagajo:

• Popravilo dokumentov EaseUS Fixo: Zelo priljubljen za obnovitev poškodovanih datotek, omogoča vam hkratno popravilo več datotek, njihov predogled pred shranjevanjem in je učinkovit tudi pri močno poškodovanih dokumentih.
• Wondershare Repairit: Popravi poškodovane Wordove datoteke, slike in celo vdelane videoposnetke. Omogoča vam obnovitev datotek .doc in .docx ter ponuja različne strategije obnovitve.
• Popravilo Yodot DOC: Pogosto uporabljena rešitev za popravljanje poškodovanih datotek DOC/DOCX. Omogoča predogled rezultata pred shranjevanjem, združljivo z vsemi različicami programa Word.

V vseh teh primerih je postopek podoben: izberite poškodovano datoteko, zaženite skeniranje/obnovitev in shranite rezultat na drugo mesto, da se izognete prepisovanju izvirnika, če boste morali poskusiti še večkrat.

Druge pogoste napake in kako jih odpraviti

Sumljive predloge in makri

Če datoteka vsebuje makre in jo Word blokira, je to lahko posledica prisotnosti zlonamerne kode. Priporočamo:

• Datoteko skenirajte s programom Windows Defender ali katerim koli posodobljenim protivirusnim programom.
• Izogibajte se omogočanju makrov, če ne zaupate viru dokumenta.
• Izbrišite ali obnovite predlogo Normal.dotm, da odstranite trajne nastavitve, povezane z virusi.

Napake združljivosti med različicami

Word je relativno združljiv med .doc in .docx, vendar so lahko drugi formati (RTF, ODT, HTML) težavni. Če je datoteka iz drugega programa, prosite, da vam jo pošljejo kot datoteko .docx. Če obstajajo vrzeli v oblikovanju, boste morali del postavitve ročno preoblikovati.

Pisave niso na voljo v vašem računalniku

Če odprete dokument in vidite zmešano besedilo, neurejene tabele ali nenavadne poravnave, verjetno manjka izvirna pisava, s katero je bila datoteka ustvarjena. Prosite pošiljatelja, naj vam namesti pisavo v računalnik, ali pa spremenite sloge glede na svoje želje.

Datoteke v načinu »samo za branje« ali zaklenjenem načinu

Obstajajo primeri, ko dokument dovoljuje samo branje, kar preprečuje shranjevanje sprememb. Vzroki so lahko:

• Nimate dovoljenj za urejanje (za dostop prosite skrbnika datoteke ali avtorja).
• Datoteka se na istem računalniku odpre dvakrat. Zaprite enega od primerkov.
• Datoteka ima v lastnostih označeno potrditveno polje »Samo za branje«. Počistite polje, da ga boste lahko urejali.

Težave zaradi pomanjkanja licence

Če je vaš Word prešel v način samo za branje, preverite, ali je vaša naročnina na Microsoft 365 potekla oziroma ali nimate aktivirane licence. Z aktivacijo prvotne licence boste ponovno lahko normalno urejali in shranjevali.

Napake zaradi pomanjkanja pomnilnika ali prevelike datoteke

Če ima vaš računalnik malo virov ali je datoteka velika, pred odpiranjem Worda zaprite vse možne aplikacije. Če še vedno ne uspe, nadgradite navidezni pomnilnik ali uporabite spletno različico Worda, ki porabi manj virov.

Datoteke ne morete izbrisati

Odprte datoteke v Wordu ni mogoče izbrisati. Preden pošljete dokument v koš, ga vedno zaprite.

Priporočila za preprečevanje prihodnjih težav z dokumenti Word

• Preden začnete s kakršnim koli popravilom, vedno naredite kopijo datoteke. Tako ne boste izgubili vse vsebine, če gre kaj narobe.
• Redno posodabljajte Microsoft Office in svoj operacijski sistem. Veliko težav je mogoče rešiti s preprosto posodobitvijo na najnovejšo različico.
• Izogibajte se vsiljenim zaustavitvam ali odstranjevanju zunanjih pogonov brez uporabe varne metode. Wordove datoteke so še posebej občutljive na nenadne prekinitve.
• Vedno bodite previdni pri datotekah, prejetih po e-pošti od neznanih pošiljateljev, še posebej, če vsebujejo makre.
• Če pogosto delate s predlogami, preverite, ali so posodobljene in ali vsebujejo notranje poškodbe.

Druge pogoste napake in kako jih odpraviti

Sumljive predloge in makri

Če datoteka vsebuje makre in jo Word blokira, je to lahko posledica prisotnosti zlonamerne kode. Priporočamo:

• Datoteko skenirajte s programom Windows Defender ali katerim koli posodobljenim protivirusnim programom.
• Izogibajte se omogočanju makrov, če ne zaupate viru dokumenta.
• Izbrišite ali obnovite predlogo Normal.dotm, da odstranite trajne nastavitve, povezane z virusi.

Napake združljivosti med različicami

Word je relativno združljiv med .doc in .docx, vendar so lahko drugi formati (RTF, ODT, HTML) težavni. Če je datoteka iz drugega programa, prosite, da vam jo pošljejo kot datoteko .docx. Če obstajajo vrzeli v oblikovanju, boste morali del postavitve ročno preoblikovati.

Pisave niso na voljo v vašem računalniku

Če odprete dokument in vidite zmešano besedilo, neurejene tabele ali nenavadne poravnave, verjetno manjka izvirna pisava, s katero je bila datoteka ustvarjena. Prosite pošiljatelja, naj vam namesti pisavo v računalnik, ali pa spremenite sloge glede na svoje želje.

Datoteke v načinu »samo za branje« ali zaklenjenem načinu

Obstajajo primeri, ko dokument dovoljuje samo branje, kar preprečuje shranjevanje sprememb. Vzroki so lahko:

• Nimate dovoljenj za urejanje (za dostop prosite skrbnika datoteke ali avtorja).
• Datoteka se na istem računalniku odpre dvakrat. Zaprite enega od primerkov.
• Datoteka ima v lastnostih označeno potrditveno polje »Samo za branje«. Počistite polje, da ga boste lahko urejali.

Težave zaradi pomanjkanja licence

Če je vaš Word prešel v način samo za branje, preverite, ali je vaša naročnina na Microsoft 365 potekla oziroma ali nimate aktivirane licence. Z aktivacijo prvotne licence boste ponovno lahko normalno urejali in shranjevali.

Napake zaradi pomanjkanja pomnilnika ali prevelike datoteke

Če ima vaš računalnik malo virov ali je datoteka velika, pred odpiranjem Worda zaprite vse možne aplikacije. Če še vedno ne uspe, nadgradite navidezni pomnilnik ali uporabite spletno različico Worda, ki porabi manj virov.

Datoteke ne morete izbrisati

Odprte datoteke v Wordu ni mogoče izbrisati. Preden pošljete dokument v koš, ga vedno zaprite.

Priporočila za preprečevanje prihodnjih težav z dokumenti Word

• Preden začnete s kakršnim koli popravilom, vedno naredite kopijo datoteke. Tako ne boste izgubili vse vsebine, če gre kaj narobe.
• Redno posodabljajte Microsoft Office in svoj operacijski sistem. Veliko težav je mogoče rešiti s preprosto posodobitvijo na najnovejšo različico.
• Izogibajte se vsiljenim zaustavitvam ali odstranjevanju zunanjih pogonov brez uporabe varne metode. Wordove datoteke so še posebej občutljive na nenadne prekinitve.
• Vedno bodite previdni pri datotekah, prejetih po e-pošti od neznanih pošiljateljev, še posebej, če vsebujejo makre.
• Če pogosto delate s predlogami, preverite, ali so posodobljene in ali vsebujejo notranje poškodbe.

Kot ste videli, imajo lahko težave z oblikovanjem v Wordu veliko različnih vzrokov in ni ene same čarobne rešitve. Pomembno je, da ukrepate previdno in brez naglice: od preizkušanja vgrajenih funkcij programa Word (»Odpri in popravi«, oblikovanje, kopiranje vsebine v drug dokument) do uporabe specializiranih programov, če datoteka še vedno obstaja. Preprečevanje je bistvenega pomena: varnostne kopije in dobre prakse pri shranjevanju ali prenosu dokumentov vam bodo prihranile veliko težav.

Ne pozabite, da je večino napak mogoče odpraviti, če sledite pravilnim korakom in ne hitite. Dober Wordov dokument je ključnega pomena za vaše vsakodnevno delo, zato ne obupajte in obnovite svoje datoteke kot profesionalec! Delite ta vodnik in pomagajte drugim uporabnikom odpraviti težave z oblikovanjem v Wordu.