Kako uporabljati Copilot za upravljanje SharePoint Online: Popoln vodnik za skrbnike in IT-vodje

Prihod storitve Copilot v Microsoft 365 in zlasti v SharePoint Online spreminja način, kako ekipe upravljajo, administrirajo in sodelujejo s svojimi poslovnimi podatki in viri. Kot skrbnik lahko kar najbolje izkoristite Copilot, kar pomeni razliko med reaktivnim upravljanjem in proaktivnim, varnim in inteligentnim upravljanjem vašega digitalnega okolja. Integracija generativne umetne inteligence izboljšuje zmogljivosti SharePointa in pomaga tako končnim uporabnikom kot IT-vodjem optimizirati procese in ohraniti nadzor nad občutljivimi informacijami.

V tem članku boste našli praktičen, celovit in posodobljen vodnik, ki vas bo naučil, kako uporabljati Copilot za upravljanje SharePoint Online, od začetne konfiguracije do naprednega nadzora življenjskega cikla podatkov, s poudarkom na najboljših praksah za varnost, upravljanje in postopno uvajanje. Vse je podrobno razloženo in napisanega v razumljivem jeziku, tako da lahko tako izkušeni kot novi skrbniki postanejo pravi strokovnjaki za sodobno upravljanje s pomočjo umetne inteligence v SharePoint Online.

Kaj je Copilot in kako se integrira s SharePoint Online?

Microsoft 365 Copilot Gre za orodje, ki ga poganja umetna inteligenca in uporablja napredne jezikovne modele (LLM) za zagotavljanje inteligentne, kontekstualne pomoči v vseh aplikacijah v ekosistemu Microsoft 365. Njegova integracija s SharePoint Online omogoča IT-ekipam, lastnikom spletnih mest in končnim uporabnikom avtomatizacijo upravljavskih opravil, ustvarjanje vsebine, zajemanje ustreznih vpogledov ter izboljšanje varnosti in skladnosti s predpisi.

Copilot se zanaša na aplikacije Microsoft Graph in Microsoft 365, pri čemer pridobiva in obdeluje podatke iz SharePointa (in drugih storitev) ter spoštuje uporabniška dovoljenja in nastavitve. To pomeni, da Copilot dostopa in obdeluje le informacije, do katerih ima dostop uporabnik ali skrbnik, pri čemer uporablja obstoječe varnostne in zasebnostne kontrole.

Nekatere ključne funkcije, ki jih Copilot doda SharePointu, so:

• Inteligentno upravljanje življenjskega cikla vsebineIskanje in čiščenje zastarelih spletnih mest in datotek, nadzor nad širjenjem nepotrebne vsebine in zmanjšanje tveganja za prekomerno deljenje informacij.
• Avtomatizacija administrativnih procesov: od prepoznavanja kritičnih mest do dodeljevanja dovoljenj ali ustvarjanja poročil o dejavnosti in varnosti.
• Ustvarjanje bogate vsebinePodpora pri pisanju strani, pravilnikov, navodil in dokumentacije z uporabo urejevalnika obogatenega besedila, izboljšanega z umetno inteligenco.

Bistvo rešitve Copilot v SharePointu je povečanje produktivnosti in učinkovitosti z zmanjšanjem človeških napak in sprostitvijo časa skrbnikov spletnih mest in lastnikov, da se osredotočijo na strateške naloge.

Bistvene priprave pred aktivacijo storitve Copilot v storitvi SharePoint Online

Preden zaženete Copilot v okolju SharePoint Online, je bistveno, da skrbno pripravite okolje, da zagotovite nemoten, varen in nadzorovan prehod. Za to je pomembno upoštevati metodologijo, ki združuje oceno tveganja, interno komunikacijo, pilotno testiranje in postopno uvajanje.

Pregled in načrtovanje zahtev

• Nastavite testno okoljePreden aktivirate Copilot po vsem svetu, je priporočljivo izvesti teste v izoliranem ali laboratorijskem okolju. To vam bo omogočilo, da preverite konfiguracije, prepoznate morebitne nezdružljivosti in predvidite resnične scenarije.
• Izvedite pilotne testeIzberite majhno skupino reprezentativnih uporabnikov za implementacijo Copilota. Spremljajte težave, zbirajte povratne informacije in prilagajajte pravilnike na podlagi resničnih izkušenj.
• Razviti načrt interne komunikacijeUporabnikom jasno razložite spremembe in prednosti programa Copilot ter zagotovite vire za usposabljanje. Obveščen uporabnik zmanjša odpor in zmanjša napake zaradi nevednosti.
• Pregled varnostnih in dostopnih pravilnikovPrepričajte se, da imate posodobljene pravilnike o pogojnem dostopu in nadzor dovoljenj. Copilot spoštuje te nadzorne elemente in se nanje zanaša, da omeji razkritje informacij.

Pregled napredne administracije SharePointa

• Uporabite napredna orodja za upravljanje (SAM)SharePoint Advanced Management (SAM) vam omogoča iskanje spletnih mest, nadzor dovoljenj, zaznavanje prekomerne skupne rabe ter uveljavljanje varnostnih pravilnikov in pravilnikov življenjskega cikla. Pred uvedbo storitve Copilot pripravite potrebna poročila, da dobite jasno sliko o trenutnem stanju.
• Ocenite omrežje in infrastrukturo: Preverite, ali vaše omrežne storitve izpolnjujejo tehnične zahteve za Microsoft 365 Copilot. S tem boste preprečili nepričakovane težave z delovanjem ali zrušitve.

Varnost kot temeljni steber

Varnost je eden od stebrov upravljanja Copilota in SharePointa Online. Uporabite naslednje najboljše prakse:

• Večfaktorska avtentikacija (MFA)Omogoča večfaktorsko preverjanje pristnosti (MFA) za vse uporabnike in s tem krepi zaščito pred nepooblaščenim dostopom.
• Dnevnik revizije in spremljanjeOmogočite globalno beleženje nadzora v storitvi Microsoft Purview za sledenje morebitnim ustreznim dejanjem in zgodnje odkrivanje anomalij.
• Omejitev zaupnih informacijKopilot naj dostopa le do ustreznih informacij. Uvedite nadzorne ukrepe za omejitev dostopa do posebej občutljivih spletnih mest ali datotek.

Konfiguriranje in uvajanje licenc Copilot

Pravilno zagotavljanje in upravljanje licenc je bistvenega pomena za delovanje programa Copilot v storitvi SharePoint Online.

• Dostopite do skrbniškega središča za Microsoft 365 in se pomaknite do razdelka Obračunavanje > Licence.
• Izberite izdelek Microsoft 365 Copilot in dodeljuje licence, bodisi posamezno bodisi po uporabniških skupinah.
• Preverite, ali imajo uporabniki aktivirano licenco. Prikaz v aplikacijah lahko traja do 24 ur. Če se ne prikaže, boste morali aplikacijo znova zagnati ali zapreti/odpreti.

Ne pozabite, da je Copilot na voljo samo na trenutnih ali mesečnih kanalih za posodobitve podjetja. Če vaša organizacija posodablja polletno, boste morali pred dodelitvijo licenc preiti na ustrezen kanal.

Praktični koraki za napredno administracijo s Copilotom v SharePointu

Učinkovito upravljanje s Copilotom združuje pametno čiščenje, pregled dovoljenj in proaktivno ukrepanje. Spodaj je vodnik po korakih, ki vam bo pomagal kar najbolje izkoristiti to možnost.

1. Nadzorujte širjenje in upravljanje vsebine

Učinkovito upravljanje se začne s preprečevanjem širjenja nepotrebne in podvojene vsebine.

• Zmanjšajte podvajanje in načrtujte ustvarjanje vsebinDodelite jasne vloge lastnikov spletnih mest in občasno pregledujte obstoječa spletna mesta, da se izognete kopičenju zastarelih informacij.
• Omejite pretirano deljenjeUporabite skrbniška orodja in kontrole dovoljenj, da preprečite uporabnikom deljenje informacij, ki presegajo potrebno. Povezave za deljenje nastavite na določene osebe in skrijte preširoke možnosti dovoljenj, kot je »Vsi razen zunanjih uporabnikov«.
• Nadzorujte življenjski cikel podatkovVzpostavite redno politiko za odstranjevanje ali arhiviranje neaktivnih vsebin in spletnih mest. Na ta način se bo Copilot zanašal le na posodobljene in ustrezne podatke, kar bo vodilo do boljših odzivov in manjšega razpršitve informacij.

2. Potrdite in vzdržujte veljavne lastnike na vsaki lokaciji

Lastnik vsakega spletnega mesta mora biti jasno opredeljen, saj je odgovoren za upravljanje dovoljenj in sprejemanje odločitev o vzdrževanju vsebine.

• Zaženite pravilnik o lastništvu spletnega mesta (najprej v načinu simulacije), da prepoznate spletna mesta brez vsaj dveh lastnikov.
• Preden nadaljujete s čiščenjem, prosite lastnike, naj potrdijo, ali so neaktivna spletna mesta še vedno potrebna.
• Posodobite zapise, tako da bo vsako spletno mesto imelo dodeljene in aktivne lastnike.

3. Očistite in arhivirajte neaktivna spletna mesta

Neuporabljena spletna mesta in datoteke predstavljajo tveganje in lahko zmedejo Copilota ter ovirajo uporabniško izkušnjo.

• S pravilnikom o neaktivnih spletnih mestih lahko prepoznate prostore, ki v konfiguriranem obdobju (na primer 3, 6, 9 ali 12 mesecev) niso prejeli nobenih obiskovalcev.
• Prosite lastnike spletnega mesta, naj potrdijo, ali je treba spletno mesto vzdrževati. Če ga ne potrebujejo, ga preklopite v način samo za branje in ga po preteku določenega časa prenesite v arhiv storitve Microsoft 365.
• Zanesite se na poročila o dejavnosti in uporabite gumb »Pridobi vpoglede umetne inteligence«, da od Copilota prejmete avtomatizirane predloge glede ukrepov ali povezanih tveganj.

4. Zaznavanje in popravljanje spletnih mest s prekomerno deljeno vsebino

Prekomerna izpostavljenost podatkov je eno glavnih tveganj pri upravljanju SharePointa.

• Ustvarite poročila o dejavnosti za dovoljenja spletnega mesta in jih primerjajte s povezavami »Vsi«, »Osebe v vaši organizaciji« ali »Vsi razen zunanjih uporabnikov«.
• Zaženite osnovna poročila o skupni rabi, da prepoznate spletna mesta z velikim številom uporabnikov z dostopom.
• S PowerShellom ustvarite »Osnovno poročilo o prekomerni skupni rabi«, ki bo razčlenilo vsa spletna mesta in filtre glede na število uporabnikov z dovoljenji.

5. Nadzorujte dostop do občutljivih vsebin in odpravljajte zlorabe

Ključna točka je zagotoviti, da Copilot informacije posreduje le tistim, ki jih resnično potrebujejo.

• Začnite preglede dostopa do spletnega mesta, ko zaznate morebitno zlorabo deljenja. Lastniki prejmejo obvestila in lahko na strani za preglede spletnih mest hitro prilagodijo dostop in dovoljenja.
• Če spletno mesto vsebuje občutljive podatke, določite pravilnike za omejen nadzor dostopa, da omejite dostop le na določene skupine uporabnikov.
• Upoštevajte tudi pravilnik o zaznavanju omejene vsebine. Za razliko od prejšnjih pravilnikov ta pravilnik preprečuje ogled podatkov storitvi Copilot in globalnemu iskanju, vendar ohranja standardna dovoljenja za uporabnike spletnega mesta.

6. Proaktivni ukrepi za zaščito kritičnih lokacij

Poslovno kritična mesta potrebujejo dodatno raven zaščite.

• Med zagotavljanjem novih kritičnih lokacij uvedite nadzor omejenega dostopa (RAC), da preprečite prekomerno deljenje že od prvega dne.
• Po potrebi konfigurirajte zaznavanje omejene vsebine, da skrijete informacije pred Copilotom in celotno organizacijo, ne da bi spremenili osnovno strukturo dovoljenj.
• Blokirajte prenos zaupnih datotek ali posnetkov sestankov z uporabo pravilnikov za prenos.
• Razmislite o uporabi šifriranja s pravicami za ekstrakcijo pri posebej občutljivih dokumentih, da zagotovite, da bodo datoteke, tudi če so v skupni rabi, lahko brali le tisti z izrecnimi dovoljenji.

Funkcije in pripomočki Copilot v skrbniškem središču za Microsoft 365

Copilot ni uporaben le za končne uporabnike in lastnike spletnih mest, temveč zaradi integracije s skrbniškimi centri za Microsoft 365 bogati tudi vsakodnevno delo IT-skrbnikov. Nekatere njegove ključne funkcije vključujejo:

• Napredno iskanje uporabnikov in skupinCopilot hitro poišče uporabnike, skupine ali poštne nabiralnike na podlagi zahtev v naravnem jeziku, kot sta »Prikaži mi nelastniške skupine« ali »Najdi nelicencirane račune«.
• Tehnična podpora in avtomatizirana diagnostikaČe imate vprašanja ali težave, Copilot ponuja hitre odgovore, povezave do dokumentacije in celo prilagojene diagnostične rešitve glede na vaša dovoljenja in kontekst.
• Poti s pomočjo navigacije: Zahtevajte neposreden dostop do nastavitev vlog, obračunavanja ali dovoljenj iz klepeta, ne da bi pri tem izgubili kontekst ali morali iskati po menijih.
• Upravljanje identitete in naprav: Izvedite preglede dostopa gostov, preverite stanje večfaktorske avtentikacije ali preglejte aktivne varnostne pravilnike.
• Prilagojeni povzetki administracijeCopilot lahko ustvari jedrnata, vizualna poročila o stanju storitev, aktivnih težavah, trendih uporabe in drugem, prilagojena vaši vlogi in vzorcem dejavnosti.

Copilot nikoli ne spreminja nastavitev neposredno brez izrecne potrditve uporabnika in spoštuje kontrole RBAC. Prav tako je skladen z Microsoftovimi zahtevami glede skladnosti, revidiranja in zasebnosti.

Najboljše prakse in dodatni nasveti za optimalno upravljanje

Spodbuja postopno sprejemanje in notranje učenje

Ustvarite skupino zgodnjih uporabnikov, ki bodo vodili spremembe in spodbujali uporabo sistema Copilot v celotni organizaciji. Prepoznajte napredne uporabnike in jim zagotovite licence, vire za usposabljanje ter prostor za izmenjavo izkušenj in najboljših praks. Ti uporabniki bodo postali ambasadorji, ki bodo drugim pomagali spoznati Copilot in njegove praktične koristi.

Uporabite galerijo poizvedb in primerov

Galerija vprašanj Copilot ponuja predloge in vzorčna sporočila, ki vam pomagajo kar najbolje izkoristiti pomočnika, raziskati nove funkcije in prihraniti čas pri ponavljajočih se administrativnih opravilih. Vprašanja lahko filtrirate po kategorijah, shranite svoja priljubljena in jih delite s svojo administrativno ekipo.

Izmerite vpliv in optimizirajte izkušnjo

Izkoristite nadzorne plošče za poročanje o uporabi in Microsoft Viva Insights za analizo vpliva Copilota na vašo organizacijo. Spremljajte ključne meritve, kot so sprejetje, pogostost uporabe, varnost in povratne informacije uporabnikov, da postopoma prilagodite svojo strategijo in politike svojim dejanskim potrebam.

Dajte prednost zasebnosti in skladnosti

Za zaščito občutljivih informacij uporabite oznake občutljivosti, šifriranje in preverjanje dovoljenj. Izkoristite zmogljivosti revizije in hrambe podatkov podjetja Purview, da izpolnite regulativne zahteve in zagotovite sledljivost dejanj Copilota.

Copilot za urejanje in ustvarjanje vsebine v SharePointu

Ena od funkcij, ki jih uporabniki najbolj cenijo, je Copilotova pomoč pri pisanju, urejanju in izboljševanju strani in datotek v SharePointu. Z urejevalnikom obogatenega besedila, ki ga poganja umetna inteligenca, lahko naredite vse od ustvarjanja orisa strani, pisanja pravilnikov, ustvarjanja internih novic in celo prilagajanja sloga svojemu občinstvu ali potrebam organizacije.

Poleg tega se Copilot postopoma uči iz konteksta, kar omogoča bolj agilno, dosledno in s podjetjem usklajeno ustvarjanje vsebin.

Pogosto zastavljena vprašanja o Copilotu v SharePoint Onlineu

Dodatek programa Copilot je med administratorji in uporabniki sprožil nekaj pogostih vprašanj:

• Ali Copilot dostopa do vseh podatkov SharePointa? Dostop ima le do vsebine in dovoljenj, ki jih lahko vidi uporabnik, ki ga uporablja, na podlagi svojih privilegijev in pravilnikov, ki jih je določil skrbnik.
• Ali je mogoče omejiti dostop Copilota do določenih spletnih mest ali datotek? Da, lahko uporabite posebne pravilnike za omejen dostop in zaznavanje omejene vsebine, da preprečite njihovo prikazovanje v iskalniku Copilot ali globalnih iskalnikih.
• Ali Copilot samodejno spreminja nastavitve? Ne. Za spremembo katerega koli konfiguracijskega parametra je vedno potrebna izrecna potrditev. Njegov namen je predlagati, olajšati in avtomatizirati odobrene delovne procese.
• Kaj se zgodi, če izbrišem ali arhiviram spletna mesta? Arhivirana ali izbrisana spletna mesta niso več na voljo storitvi Copilot, kar pomaga ohranjati vaš vir podatkov čist in posodobljen.
• Katere skrbniške vloge lahko uporabljajo Copilot v skrbniških centrih? Na voljo je vsem skrbnikom in spoštuje nadzor dostopa na podlagi vlog (RBAC), pri čemer prikazuje le informacije in kontrole, ki jih dovoljujejo njihova dodeljena dovoljenja.
• Ali Copilot deluje na podlagi licenc? Da, samo uporabniki programa Copilot z licenco ga lahko uporabljajo, tako v aplikacijah kot v skrbniškem središču.

Copilot kot pospeševalec produktivnosti in sodelovanja v SharePointu

Zahvaljujoč integraciji generativne umetne inteligence postaja SharePoint Online še zmogljivejša in prilagodljivejša platforma. Copilot pomaga zmanjšati čas, porabljen za rutinska opravila, povečati varnost, preprečiti napake pri konfiguraciji, izboljšati uporabniško izkušnjo in okrepiti sodelovanje med organizacijskimi oddelki.

Z uporabo strategij in ukrepov, priporočenih v tem članku, lahko porabite manj časa za reaktivno administracijo in več časa za inovacije in strateško usklajevanje upravljanja informacij v vašem podjetju.

Zato obvladovanje programa Copilot za SharePoint ni le obvladovanje orodja, temveč tudi vodenje kulturne, tehnološke in upravljavske preobrazbe, ki ima pred seboj še dolgo pot. Delite priročnik, da bo imelo več ljudi dostop do tega orodja..