Googlov delovni prostor Razvil se je daleč preko okvirjev Gmaila in Drivea; danes govorimo o zmogljivem, prilagodljivem in skalabilnem ekosistemu, primernem tako za velika podjetja kot za vse uporabnike, ki želijo kar najbolje izkoristiti svoje digitalno življenje.
V tem članku bomo razkrili nekaj koristnih Nasveti za popolno izkoriščanje funkcij Google WorkspaceNašli boste trike, za katere verjetno niste vedeli, načine za hitrejše delo, ideje za delo brez povezave, nasvete za produktivnost, strategije za ohranjanje varnosti v vaši organizaciji in, kar je najpomembneje, kako kar najbolje izkoristiti vsako integrirano aplikacijo.
Glavne aplikacije in za kaj se uporabljajo
Prvi korak k temu, da kar najbolje izkoristite to možnost, je, da natančno razumete, kaj Google Workspace ponuja:
- GmailVeliko več kot le e-pošta, omogoča vam integracijo klepetov, video klicev in upravljanje opravil, ne da bi zapustili mapo »Prejeto«.
- Google Drive: shranjevanje v oblaku in sodelovanje v realnem časuUpravljajte datoteke, mape in dostop z veliko prilagodljivostjo.
- Google Dokumenti, Preglednice in PredstavitveSodelovalni urejevalniki za besedila, preglednice in predstavitve, ki omogočajo sodelovanje pri delu na enem dokumentu.
- Google Koledar: idealno za organizacijo sestankov, usklajevanje ekip in vzdrževanje skupnih dnevnih redov.
- Google meetIntegrirana platforma za video klice z možnostmi snemanja sestankov, deljenja zaslona in še več.
- Google Obrazci: V nekaj sekundah ustvarite in razdelite ankete, kvize ali obrazce ter upravljajte odgovore v Preglednicah.
- Google SitesOrodje za ustvarjanje internih ali javnih spletnih strani, idealno za projekte, usposabljanje ali predstavitev informacij.
- Google Keep in Opravila: za hitre zapiske, opomnike in upravljanje osebnih ali poklicnih seznamov opravil.
- Skrbniška konzolaNadzorni center za upravljanje uporabnikov, dovoljenj, varnosti in nastavitev za celotno organizacijo.
Obvladajte način brez povezave: Delajte tudi, ko nimate interneta
Ali ste to vedeli? Dokumente, preglednice in predstavitve lahko urejate tudi brez dostopa do interneta.Ta funkcija je bistvena, še posebej na potovanjih ali na območjih z neenakomerno povezavo. Če jo želite aktivirati, pojdite v nastavitve Dokumentov, Preglednic ali Predstavitev in vklopite možnost. delo brez povezave. Od takrat, Vse spremembe, ki jih naredite v datotekah, se bodo samodejno sinhronizirale ob naslednji ponovni povezavi..
Poleg tega vam Gmail omogoča tudi upravljanje e-pošte brez povezave z brskalnikom Chrome. Pojdite v nastavitve Gmaila, poiščite zavihek »Brez povezave«, ga aktivirajte in izberite, kako dolgo želite sinhronizirati. Tako boste lahko: Preverjajte in sestavljajte sporočila tudi brez interneta, ki bo poslan takoj, ko boste ponovno vzpostavili povezavo.
Moč avtomatizacije in bližnjic v storitvi Google Workspace
Več uporabnih nasvetov za Google Workspace: Čas pri ustvarjanju dokumentov, sestankov ali predstavitev lahko prihranite z zelo preprostim trikom: uporabite ukaze .new neposredno v vrstici brskalnika, da med drugim takoj ustvarite novo datoteko Dokumentov (docs.new), Preglednic (sheets.new), Predstavitev (slides.new) ali srečanja Meet (meet.new). Poleg tega, če delate z več Google Računi, jim lahko določite prioriteto z /1, /2, /3 glede na vrstni red dodajanja.
Po drugi strani pa bližnjice na tipkovnici so bistvene za povečanje vaše učinkovitosti, zlasti v Gmailu. Na primer, pritisnite »C« za pisanje e-pošte, »R« za odgovor ali »E« za arhiviranje. Vse bližnjice najdete tako, da v Gmailu pritisnete Shift + ?.
In če imate radi produktivnost, jo izkoristite Skript Google Apps in AppSheet za avtomatizacijo bolj zapletenih procesov, kot so samodejna obvestila ali ustvarjanje aplikacij po meri iz vaših preglednic.
Obvladajte Gmail: Nasveti za organizacijo, varnost in učinkovitost
Gmail Gre za veliko več kot le pošiljanje in prejemanje e-poštnih sporočil. Eden od ključev je izkoristiti filtri in oznake, ki vam omogočajo samodejno organiziranje sporočil: filtrirate lahko po pošiljatelju, zadevi ali ključnih besedah, da jim dodelite določeno oznako, jih neposredno arhivirate ali celo izbrišete, odvisno od vaših nastavitev. Tako vaš nabiralnik nikoli ne bo nered.
Če želite dodati profesionalen pridih, nastavite svojo domeno po meri za poslovne račune (npr. ime@vasepodjetje.com), kar poveča podobo in verodostojnost vašega podjetja. Poleg tega lahko v nastavitvah ustvarite standardizirani podpisi za vse zaposlene in poenostaviti komunikacijo z uporabo samodejni odzivi za redna sporočila.
Ne zamudite zaupni način Gmail, ki omogoča pošiljanje začasnih e-poštnih sporočil, ki jih ni mogoče posredovati, kopirati, natisniti ali prenesti. Zelo uporabno za zaščito občutljivih podatkov. Če pa želite vedeti, ali je prejemnik prebral vaše sporočilo, uporabite Potrdilo o prejemu.
Imate velike priloge? Z Google Chromom je to tako enostavno kot povlecite in spustite datoteke ali slike neposredno v vaših e-poštnih sporočilih, iz katere koli mape v računalniku.
Sodelovanje in timsko delo: Drive, Dokumenti, Preglednice in Predstavitve
Prava moč storitve Google Workspace se kaže v načinu, kako omogoča ekipam, da sodelujejo v realnem času in od koder koliGoogle Drive je v središču tega sodelovanja: datoteke lahko organizirate v mape po projektih ali oddelkih, jih delite z različnimi ravnmi dovoljenj in do njih dostopate iz katere koli naprave.
Uporabite mape v skupni rabi tako da imajo vsi člani dostop do ustrezne dokumentacije, in določite dovoljenja glede na to, kdo lahko ureja, samo ogleduje ali samo komentira. Ne pozabite omogočiti zgodovina različic v Dokumentih, Preglednicah in Predstavitvah, tako da lahko obnovite morebitne spremembe ali se vrnete na prejšnje različice, če naredite napake.
V dokumentih vedno uporabite komentarji in predlogi da bi dvome razrešili neposredno v besedilu, ne da bi morali pošiljati na desetine e-poštnih sporočil. In če morate primerjati dve različici dokumenta, primerjaj dokumente Google Dokumenti so idealni za odkrivanje razlik in upravljanje revizij.
Še en zelo uporaben trik je stranska vrstica, kjer lahko odprete Google Keep (za beleženje), Google Tasks (za ustvarjanje opravil) in Koledar. Na ta način lahko upravljate obveznosti, si delate zapiske ali zapisujete ideje, ne da bi zapustili dokument, na katerem delate.
Napredno prilagajanje in upravljanje Google Drive
Google Drive ponuja veliko več kot le shranjevanje. Zmorete ustvari mape v skupni rabi po oddelkih, projektih ali strankah in določite dovoljenja za vsakega uporabnika. Podrobno upravljajte ravni dostopa iz skrbniške konzole, dodeljevanje vlog, kot so skrbnik, sodelavec ali samo bralec.
Ali morate datoteke deliti le začasno? Drive vam to omogoča nastavite datume zapadlosti za dostop zunanjih uporabnikov, idealno, če pogosto sodelujete s samostojnimi podjetniki ali občasnimi sodelavci.
In če je vaš pogon skoraj poln, lahko prepoznati največje datoteke Preprosto odprite razdelek »Porabljeno GB«, da preprosto vidite, katere datoteke zavzemajo največ prostora, in jih izbrišete, če jih ne potrebujete več.
Upravljajte sestanke in urnike kot profesionalec: Google Koledar in Meet
Z Google Koledarjem lahko organizirate dogodki, sestanki ekip, spletni seminarji in vzdržujte popolno koordinacijo med vsemi člani. Ustvarite koledarje ekipe za usklajevanje urnikov in projektov. Pri organizaciji sestankov imate možnosti, kot so skrivanje seznama gostov ali zaščititi zasebnost udeležencev, zelo uporabno na korporativnih dogodkih.
Integrirajte Google Meet neposredno v svoje dogodke in koledar video klicev hitro iz Gmaila ali Koledarja. Poleg tega ima Meet napredne funkcije, kot so samodejni podnapisi, snemanje sestankov in možnost deljenja zaslona. Če želite iti še korak dlje, izkoristite dodatke, kot je Tactiq, da prepisovati in povzemati sestanke samodejno.
Koristen nasvet: Uporabite lahko ukaz spoznajte.novič v brskalniku, da v trenutku odprete nov sestanek, ne da bi morali iti skozi vmesnik Koledarja ali Meeta.
Pametne predloge in čipi: Ustvarjajte dokumente hitreje in z več informacijami
Eden od načinov za prihranek časa je uporaba vnaprej oblikovane predloge ki jih Google ponuja v Dokumentih, Preglednicah in Predstavitvah. Od zapisnikov sestankov do proračunov, predstavitev in življenjepisov imate na voljo ogromno oblik, ki jih lahko prilagodite.
Poleg tega je funkcija pametni čipi To je ena najmočnejših novih funkcij v programu Workspace: preprosto s tipkanjem znaka »@« dostopate do menija za vstavljanje oseb, datotek, dogodkov v koledarju ali celo ustvarjanje spustnih seznamov in tabel za sledenje, ne da bi zapustili dokument.
V Preglednicah lahko uporabnike označite tudi neposredno v celicah, dodate ocene ali vstavite žetone povezanih datotek, kar olajša upravljanje projektov in ekip brez izgube konteksta.
Vstavite zunanje vire: videoposnetke, zemljevide, slike in drugo
Integracija programa Workspace z drugimi Googlovimi storitvami omogoča na primer pretvorite povezave do YouTuba ali Google Zemljevidov v pametne čipe z enim samim pritiskom tipke. Preprosto prilepite URL in pritisnite »Tab«, samodejno pa se bo prikazal vdelan predogled – zelo uporabno za poročila, predstavitve ali dokumentacijo.
V aplikaciji Slides lahko iščete in vstavljate slike neposredno iz Googla, ne da bi zapustili aplikacijo, in dodajte svojim predstavitvam bolj vizualno podoboPoleg tega boste imeli dostop do funkcije laserskega kazalca za označevanje informacij v živo in lahko samodejno prilagodi besedilo da se prilagodijo diapozitivom, ne da bi pri tem izgubljali čas s prilagajanjem besedilnih polj.
Varnost, upravljanje in nadzor: Izkoristite prednosti konzole za upravljanje
Google Workspace daje velik poudarek varnosti. V Administrativna konzola lahko konfigurirate dvostopenjsko preverjanje pristnosti vsem uporabnikom dodelite vloge in dovoljenja, pregledajte dejavnosti, revidirajte datoteke v skupni rabi in določite jasne pravilnike o tem, kdo lahko dostopa do datotek ali jih deli zunaj organizacije.
Če boste kdaj morali obnoviti izbrisan račun, imate na voljo do 20 dni, da ga obnovite in z njim povezane podatke. Uporabite lahko tudi Google Admin Toolbox za preiskovanje tehničnih incidentov, analizo glav e-poštnih sporočil in hitro reševanje težav. Vse to je ključnega pomena za zaščito in nadzor nad podatki podjetja.
Na deljenih diskih lahko natančno nastavite, kateri uporabniki imajo dostop samo za urejanje ali branje, s čimer preprečite nenamerne spremembe s strani ekipe.
Dodatni triki in manj znani nasveti za Google Workspace
Želite deliti datoteko, ne da bi jo kdo lahko urejal? V URL-ju spremenite »uredi« v »predogled«, da pošljete samo predogled. Če morate Oznake vgnezdenja v Gmailu, lahko to storite za simulacijo map znotraj drugih map, kar olajša organiziranje velikih količin e-pošte.
Z Google Sites imate možnost, da ustvarjanje intranetov, internih spletnih mest za usposabljanje ali celo strani javnih dogodkov, gostovane v storitvi Drive in z možnostjo povezave z domeno po meri.
Google Keep in Tasks olajšata upravljanje opravil in opomnikov, saj se integrirata s Koledarjem, tako da ste vedno na tekočem z vsemi svojimi obveznostmi, in s samodejnimi opomniki, da ničesar ne pozabite.
Google Workspace je revolucionarno spremenil način dela, sodelovanja in upravljanja informacij posameznikov, podjetij in organizacij. Njegov uspeh leži v integraciji, varnosti, prilagodljivosti za prilagajanje vsem potrebam in globalni skupnosti, ki vsak dan prispeva nasvete in izboljšave. Vzemite si čas, da se seznanite z vsemi njegovimi funkcijami in kombinirajte njegova orodja na svoj način, da dvignete svojo osebno in profesionalno produktivnost na višjo raven.